Informatie optimaal beschikbaar
BE-Consult heeft ruim 10 jaar ervaring met het maken van rapportage vormen in allerlei vormen en kan ook u helpen om meer waarde uit uw informatie te halen door het toepassen van geavanceerdere vormen van rapportage.
In de onderstaande paragrafen en volgende pagina’s worden diverse voorbeelden van rapportages en vormen besproken die u een idee geven wat BE-Consult in samenwerking met u voor uw organisatie kan realiseren.
Er zijn diverse vormen mogelijk om informatie te tonen van uw data:
Tabel rapportages
De meest bekendste is de standaard tabel vorm. De informatie wordt in vooraf vastgelegde vorm getoond of geprint in een tabel formaat. Via een keuze formulier kan worden bepaald welke gegevens zullen worden getoond. Dit is de meest voorkomende huidige vorm van rapportage. (denk aan de PRM153 etc).
Drill down techniek
Via de drill down techniek kan echter op een eenvoudiger wijze informatie flexibel worden getoond. Hierbij wordt de informatie eerst op een hoog abstractie niveau gepresenteerd, waarna men door het aanklikken van de getoonde gegevens meer (of minder) details van het betreffende gegeven kan tonen. Diverse mogelijkheden van de drill down techniek treft u aan op de vervolgpagina’s. Met behulp van een aantal voorbeelden wordt getoond welke verschillende opties u heeft vanuit deze rapportvorm. Dit zijn slechts enkele voorbeelden maar feitelijk is bijna alles mogelijk zolang de gegevens maar een onderliggende samenhang hebben.
Deze techniek kan gebruikt worden voor alle soorten gereleateerde informatie (financieel, projecten, calculaties, inkoopgegevens) en biedt vele voordelen:
- Consistente informatie voorziening
- Meer mogelijkheden voor andere sorteringen en detaillering
- Detail informatie in het zelfde rapport direct opvragen
- Geen vraag en antwoord meer noodzakelijk
- Vervolg rapporten met een enkele klik bereikbaar
- Minder rapporten nodig (immers de detaillering en doorklikken is aanwezig)
- Data samenhang wordt direct duidelijk door de detaileringstechniek
- Snellere werkwijze en leren omgaan met de informatie (men hoeft maar 1 ingang te kennen)
- Grafische mogelijkheden (grafieken) in combinatie met de rapportage
Als gebruikers gebruik kunnen maken van deze techniek voegt men direct een eerste stap in proces optimalisatie toe.
Proces indicatoren (KPI ‘s)
Veelal ontstaat een informatie vraag vanuit het werk proces. Door de activiteiten in het werkprocess direct te koppelen met de drill down techniek ontstaat een vormvan informatie voorziening die voor elke gebruiker direct begrijpbaar is. Immers hij kent vaak zijn activiteiten maar heeft vaak het probleem dat hij niet makkelijk de juiste rapportage vorm kan vinden om te bepalen welke taken binnen de activiteit nog dienen te worden uitgevoerd. Door de activiteiten voor een groep inzichtelijk te maken en direct de rapportage (via drill down) hieraan te koppelen kan snel inzicht worden verkregen waar de prioriteiten gelegd dienen te worden. Op de vervolg pagina “Process Indicatoren” ziet u een vorm van proces bewaking waar door middel van indicatoren inzicht ontstaat onstaat in de uitvoering van de activiteiten van een afdeling. Middels de indicatoren is direct zichtbaar in hoeverre er wel/niet een achterstand voor een bepaalde activiteit is ontstaan. Voor zowel de medewerkers als de manager is direct zichtbaar waar men de aandacht op dient te richten. Door gebruik te maken van de doorklik mogelijkheden in de rapportage kan de betreffende achterstand inzichtelijk gemaakt worden, maar ook bijvoorbeeld het verloop van de werkzaamheden in de tijd gezien (betreft het een tijdelijk piek of is dit structureel).
Process Indictoren zijn eenvoudig te bepalen en kunnen de weg openen tot het in gebruik nemen van KPI’s (Key Performance Indicatoren). Doordat men reeds kennis heeft van de SMART doelstellingen in de processen, kan dit een goede hulp zijn voor het bepalen en meetbaar maken van bovenliggende KPI’s.
Integratie met Office producten
Naast de informatie die we nodig hebben voor de controle van de activiteiten is er vaak een grote informatie behoefte richting onze (potentiele) klanten (maand/jaar rapportages, meer/minder werk overzicht, offertes). In zulke gevallen volstaat het niet om een apart rapport met de maand rapportage mee te sturen, maar wenst men in een Word document tekstueel de situatie te beschrijven en 1 of meerdere tabellen op te nemen met informatie uit het centrale systeem.
Middels een techniek is het mogelijk om diverse deel rapporten op te nemen in een (standaard) Word document. Hierdoor kan men feitelijk twee voordelen in 1 keer behalen, namelijk het ontstaan van standaard documenten en een standaard rapportage lay/out voor alle klanten. Zie voor meer informatie : Office Integratie . Om e.a. te realiseren is vaak wel een korte inormatie analyse nodig om de sofware ontwikkeling zo efficient mogelijk te laten verlopen.
|
